Отвечает Светлана Гацакова, директор департамента корпоративных информационных систем ALP Group.
Какую систему вы используете дляавтоматизации HR процессов?
Наша HR-система должна была не только обладать базовой функциональностью подобных ИТ-решений, но и дать нам максимальные возможности для глубокой автоматизации многих задач. Так, мы сразу планировали автоматизировать работу с кандидатами и с сотрудниками (в плане обучения, мотивации и других моментов). И знали, что этот список будет расширяться.
Кроме того, наша HR-система должна была интегрироваться с системами поддержки производственной деятельности. Иными словами, нам не требовалась какая-то экзотическая функциональность, но очень нужны были функции автоматизации и интеграции.
Этим требованиям как нельзя лучше отвечает решение 1С:ЗУП. Его мы и выбрали. Вообще, я считаю, что платформа 1С действительно является наилучшим российским решением для компаний с обширными планами в области автоматизации и интеграции.
У нас было ещё одно весомое соображение в пользу 1С:ЗУП. Бизнес нашей компании тесно связан с внедрением продуктов 1С в крупных организациях. Естественно, наши сотрудники досконально знают технологическую платформу 1С и созданные на её основе продукты, включая 1С:ЗУП, умеют интегрировать их с другими элементами КИС и контролировать работу бизнес-ПО с помощью средств мониторинга, встроенных в платформу 1С (в частности, соблюдение нормативов длительности операций, заданных в соответствии со стандартом APDEX).
Поэтому систему для управления блоком HR для своей компании мы тоже создавали на основе именно 1С: ЗУП.
Какие есть достоинства и недостатки системы?
Достоинством выбранной нами HR-системы является, конечно, расширенный функционал. Как я уже говорила, он связан с интеграцией 1С:ЗУП в нашу ERP систему.
Особенно важной для нас была интеграция с блоком учета производственной деятельности и с финансовым блоком. В производственном блоке наши сотрудники фиксируют планы проектов, намечаемое и фактическое использование различных ресурсов, фактические затраты своего времени, включая переработки. Эти данные используются в различных расчетах, а также в системе мотивации и в управлении карьерой. Интеграция с финансовым блоком позволяет представить затраты на персонал как часть всей системы движения денежных средств в компании, в единую картину экономики нашего предприятия.
Как проходил процесс внедрения системы?
Поскольку внедрение ERP-решений на основе платформы и продуктов 1С у крупных заказчиков — это наша основная специализация, у нас, естественно, имеется отработанная схема ведения таких проектов. Мы от нее не отклонялись, поэтому внедрение прошло гладко.
За несколько лет мы успешно автоматизировали несколько самых трудоемких и рутинных процессов в HR.
Начали мы с автоматизации работы с базой кандидатов. Раньше HR-служба вела множество таблиц в Microsoft Excel, что было крайне трудозатратно. Мы собрали в одну таблицу информацию за два года из резюме кандидатов, загрузили её в 1С и далее база накапливалась уже автоматически в ЗУП. Для современного российского рынка труда очень характерно, что люди часто переходят из компании в компанию и многократно появляются на входе HR-служб предприятий, где им довелось работать.
Теперь мы автоматически выявляем таких кандидатов и легко извлекаем из базы различные необходимые данные: резюме, протоколы собеседований и причины отказа, для принятых на работу — подробную информацию о собеседованиях, проведенных в компании, результатах тестирования, аттестаций и тд.
Автоматизация данного процесса сократила трудозатраты на отработку резюме и отбор кандидатов в 3 раза. Новый процесс действительно упрощает работу HR-специалистов и руководителей подразделений. Все данные хранятся в одном месте, что очень удобно. Кроме того, повысился уровень информационной безопасности, так как ни один менеджер по персоналу, имеющий права на работу с этой базой, больше не может выгрузить всю информацию или её значимую часть.
Также мы автоматизировали ежегодную оценку персонала (по схеме «180 градусов») и внедрили онлайн-анкетирование. Разработали анкеты, реализовали удобный механизм рассылки уведомлений и заполнения анкет, упростили процедуру ответа на вопросы с фиксированными вариантами ответов. Заполненные анкеты сохраняются в ЗУП, где можно сделать различные выборки по необходимым критериям, провести сравнение результатов по компетенциям сотрудников, провести многие другие виды анализа. Наши специалисты разработали механизм актуализации и сравнения анкет каждого сотрудника от года к году. Эта функция активно используется в процессах развития компетенций, принятия решений о карьерном росте, распределения сотрудников по проектам с учетом их знаний и навыков.
Еще мы автоматизировали в ЗУП анкетирование сотрудников по окончанию испытательного срока, целью которого является выявление степени удовлетворённости работой новичков на этапе адаптации. Касаясь анкетирования, отмечу, что мы также автоматизировали и анкетирование увольняющихся сотрудников, но пока только наполовину, ещё остался ручной ввод данных в 1С.
Автоматизации подвергся и процесс формирования плана развития персонала, который в ALP ДКИС включает в себя график обязательной сертификации 1С для всех сотрудников. При этом каждый сотрудник может в режиме онлайн видеть все свои ранее полученные сертификаты, даты следующих экзаменов, планы по сертификации.
Удалось автоматизировать и внутренний анализ трудозатрат эффективных часов, позволяющий оценить качество работы каждого сотрудника, объективно оценивать каждую выполненную задачу. Анализируя работу своих подчиненных, руководитель видит, сколько времени было выделено на задачу, сколько нормочасов потребовалось по факту, может ввести повышающие или понижающие коэффициенты, связанные с качеством выполненной работы.
Какие возникают проблемы при внедрении?
Самые трудные наши проблемы при внедрении HR-решения были такими же, как и при внедрении любой сложной бизнес-системы у любого клиента.
Первая трудность связана с тем, что HR-специалистам, которые не являются специалистами в ИТ, очень сложно на старте проекта понять и сформулировать, что же им нужно, что хотелось бы видеть в создаваемой системе, какой необходим функционал, отчетность и прочее.
Вторая проблема — это восприятие новой системы пользователями. Любое существенное изменение — это стресс, особенно, если оно происходит на фоне интенсивной производственной деятельности. Поскольку мы постоянно занимаемся внедрением ИТ-систем для управления предприятиями, у нас, разумеется, есть проверенные приемы смягчения обеих проблем. Однако полностью устранить их не получается.
Какой вы видите идеальную систему для автоматизации HR службы?
Сегодня идеальная система управления HR сильно отличается от того, что было еще один-два года назад!
Особо отмечу: такая система теперь уже должна содержать две совершенно новые компоненты: платформу роботизации процессов (robotic process automation, или RPA) и платформу машинного обучения (machine learning, или ML).
Первая позволяет полностью отказаться от участия людей в рутинных процессах, которых в любой организации на удивление много. В нашей компании уже около года успешно работает несколько программных роботов (в том числе, в системе автоматизации HR, в управлении финансами, в системе продаж).
Сначала мы использовали одну известную западную платформу, но, натолкнувшись на её ограничения, разработали свою собственную платформу RPA и перенесли наших роботов на нее.
Системы ML также очень полезны. Так, наш робот-рекрутер, проводящий собеседования с претендентами, использует обе технологии (RPA и ML). Результат: 100% экономия на ресурсах рекрутеров, ускорение первичного подбора кандидатов в 50 и более раз, ежемесячная экономия на ресурсах — порядка 10000 человекочасов.
Идеальная система должна обладать базовой функциональностью, которую можно легко нарастить с помощью дополнительных модулей. Для платформы 1С таких модулей создано много, в частности, для HR. Но тут дело в деталях, в наличии конкретных функций.
Идеальная система должна поддерживать автоматизацию и интеграцию. И должна автоматически контролировать соблюдение требований организации к длительности тех или иных операций, заданных в соответствии со стандартом APDEX.
Какую HR систему можете рекомендовать для автоматизации HR службы?
Я рекомендую HR-ам сразу ориентироваться на связку систем, в которую входят 1С:ЗУП, платформа роботизации процессов, а также средства мониторинга и централизованного управления бизнес-системами.
Даже если что-то из этого набора на начальном этапе кажется ненужным или избыточным, пройдет совсем немного времени и задачи, которые можно решить только на основе этих компонент, обязательно выйдут на первый план. Об этом говорит не только наш опыт, это тенденция развития рынка.
Крупным компаниям обязательно надо заранее сформировать набор дополнительных модулей (в 1С они называются «конфигурациями»), с помощью которого можно будет решить важные для них специфические сложные HR-задачи, например, сложное планирование учебных программ для сотрудников.
Готовых модулей много. Комбинируя их можно решить очень непростые задачи. Так, для одного из клиентов мы собрали из таких модулей полнофункциональную систему управления талантами, не уступающую известным западным решениям. Но здесь все зависит от потребностей конкретной организации.
Принцип понятен: проект не должен упереться в отсутствие модуля. С 1С вероятность такого печального события невелика.
