КАК УДВОИТЬ ПРОДУКТИВНОСТЬ ЮРИСТА, БУХГАЛТЕРА И КАДРОВИКА, И ПРИ ЧЕМ ЗДЕСЬ РОБОТИЗАЦИЯ

PR служба
25 Октября 2019

Автор статьи - Иван Боков, ведущий эксперт Департамента корпоративных информационных систем ALP Group по R&D и корпоративному управлению 

Иван Боков.jpg

Сегодня практически каждая российская компания стремится нанять себе в штат и удержать квалифицированных специалистов, дефицит которых на современном рынке труда ощущается весьма остро, несмотря на избыток соискателей, слабо подготовленных к результативной работе. Не будет преувеличением сказать, что способность организации привлечь и удержать классных специалистов вошла в число основных конкурентных преимуществ.

Обладая им, предприятие может успешно заниматься операционной деятельностью, противодействовать различным рискам и угрозам, вырабатывать и реализовывать выигрышные стратегии на быстро меняющемся рынке. Неудивительно, что на поиск и поддержание лояльности таких специалистов организация тратит значительные средства и, естественно, рассчитывает на адекватную отдачу.

Парадоксально, но на этом фоне само предприятие очень часто создает мощнейшее препятствие, мешающее продуктивной работе специалистов и разрушающее их еще не окрепшую лояльность. Это желание видеть человека-оркестра практически в любом специалисте, независимо от его функциональной принадлежности – будь то бухгалтерия, юридический департамент или служба по управлению человеческими ресурсами или, как теперь все чаще говорят, человеческим капиталом.

Так, в числе многих прочих обязанностей, специалисты юридического департамента должны отслеживать изменения в законодательстве, разрабатывать проекты договоров, готовить исковые заявления. Бухгалтера перегружены приемом и контролем первичной документации, составлять калькуляции себестоимости продукции, принимать участие в расчетах с клиентами и поставщиками, выдавать справки работникам. А специалисты кадровой службы – документально сопровождать процесс трудоустройства и все кадровые события в жизни каждого сотрудника: отпуска (включая составление, контроль соблюдения и пересмотр графика отпусков), должностные перемещения, поощрения и взыскания, увольнения и многое другое. В среднестатистической организации подобные «сопутствующие» задачи могут занимать до 70% рабочего времени рядового сотрудника! Разумеется, это относится не к ведущим специалистам (главному бухгалтеру, директору по персоналу, руководителю юридического отдела), а к рядовым сотрудникам, но ведь именно они суммарно потребляют бОльшую долю фонда оплаты труда и расходов на организацию и техническое обеспечение их работы.

Разумеется, такая ситуация раздражает добросовестных квалифицированных специалистов, у которых остается только треть времени на выполнение той работы, на которую они нанимались. Они считают такое положение дел признаком плохого менеджмента, и эта невыгодная для организации оценка имеет под собой основания. Кроме того, недобросовестные сотрудники могут прятать низкое качество своей основной работы за ширму обилия сопутствующих дел, что организации-нанимателю тоже невыгодно.

До недавнего времени можно было несколько смягчить эту ситуацию за счет дорогостоящей оптимизации должностных обязанностей и введения квалификационных уровней, но при таком обилии сопутствующих функций этот путь приводит к значительным издержкам. Более того, он не уменьшает число сопутствующих функций, т. е. не затрагивает первопричину проблемы. Это и понятно, ведь до самого последнего времени все функции — и основные, и сопутствующие — могли выполнять только люди.

Но ситуация в корне изменилась. Появились и достигли достаточной функциональности и зрелости технологии роботизации процессов (robotic process automation, или RPA), позволяющие передать множество сопутствующих функций программным роботам, которые справляются с ними не хуже людей, но при этом полностью свободны от проявлений «человеческого фактора»: ошибок, переутомления, нестабильности результатов, отклонений от утвержденных регламентов, недовольства примитивностью выполняемой работы, растущих требований к компенсации и др. И при этом технологии роботизации процессов уже реально доступны практически любому российскому предприятию.

Задумывались ли вы от том, что с их помощью значительную часть сопутствующих функций можно роботизировать уже сегодня, устранив причину недовольства квалифицированных специалистов, а высвобожденное время направить на решение более творческих и приоритетных задач? И о том, чтобы значительно сократить кадровые потребности и ежегодно экономить миллионы рублей? Роботизируя рутинные операции (сегодня рутинность — это главное условие успешной роботизации) у организация получает возможность ежегодно экономить тысячи человекочасов. Где еще можно взять такие ресурсы на фоне сокращения затрат на персонал?

Цифровой этикет.jpg

Более того, роботизация большинства выполняемых людьми рутинных и монотонных операций создает и преимущества иного плана. Они позволяют компаниям трансформировать подходы к ведению своей бизнес-деятельности, открывать новые направления и фокусироваться на решении стратегически важных задач, которые позволят обеспечить лидерство организации.

В этой статье мы рассмотрим основные принципы роботизации процессов, подходящие для любой организации и не связанные с характером выполняемой работы. При этом для наглядности мы будем опираться на три примера (бухгалтерию, юридическую службу и кадровое делопроизводство) , где роботизация уже позволяет ряду российских компаний совершать революцию в выполнении бизнес-процессов и внутреннем устройстве организации.

Что роботизировать и как быть с роботизированными
Как же выбрать участки работ, где роботизация пройдет наиболее гладко и даст наиболее ощутимый результат? Основным критерием, определяющим готовность процесса к роботизации, являются его рутинность и документированность. Иными словами, если в вашей компании существуют четко определенные правила выполнения процесса с учетом всех возможных отклонений, его можно и нужно роботизировать, снимая нагрузку с рядовых сотрудников. Таких процессов в любой современной организации очень много.

Для юристов примером может служить сбор и первичная обработка информации при отслеживании изменений в законодательстве, а также часть операций при подготовке исковых заявлений. Для бухгалтеров – прием первичной документации, калькуляция себестоимости продукции, выдача справок сотрудникам, расчет с клиентами и поставщиками. С сотрудниками службы по кадровому делопроизводству все еще интереснее – ведь здесь основная работа состоит в документальном сопровождении деятельности сотрудников в организации, что делает ее четко регламентированной.

Как же роботизировать вышеперечисленные и подобные им функции на практике, как программный робот заменяет человека? Вновь обратимся к тем же примерам.

Для отслеживания изменений в законодательстве, может быть создан программный робот, в задачи которого будет входить сбор информации из различных источников, ее унификация и предварительный анализ (по определенным алгоритмам), а на выходе — формирование отчета с выявленными изменениями, с которым дальше будут работать ответственные сотрудники. Автоматизация всех операций от мониторинга множества источников до формирования отчета будет еженедельно экономить несколько часов юриста и, главное, снижать риски организации оказаться вне правового поля. В РФ примерами площадок, которые будет анализировать робот, будут сайты regulation.gov.ru, minfin.ru, bmcenter.ru, consultant.ru. При этом программный робот регулярно извлекает со страниц сайтов информацию по интересующим организацию правовым областям, выявляет изменения документов, проводит обработку отобранных фрагментов, проверяет полноту и целостность отчета о расхождениях, оформляет его для удобства дальнейшей обработки людьми и направляет ответственным сотрудникам. На все это у робота уходят считанные минуты, при этом сегодня нет никаких принципиальных технических ограничений на число правовых областей и просматриваемых сайтов или на сложность обработки фрагментов текста.

Для роботизации функции приема и обработки первичной документации может быть создан программный робот, который на входе будет получать входящую документацию от контрагентов и превращать ее в удобные для дальнейшей обработки форматы. Для этого робот может применять разные инструменты. Например, обрабатывать неудобные для машинной обработки документы средствами OCR (Optical Character Recognition – технология перевода информации из отсканированных документов или PDF-файлов в редактируемые форматы). Или извлекать информацию из пользовательских документов Excel, Word и им подобных. Далее робот автоматически проводит сверку полученных данных, используя предусмотренные алгоритмом математические функции и вычисления, которые могут быть и простыми, и весьма сложными. После чего робот создает соответствующие записи во внутренних системах учета, а также направляет отчет о выполненной работе ответственным сотрудникам. Такая роботизация уже сегодня может высвободить до половины времени сотрудников.

Что касается кадрового делопроизводства, текущие возможности роботизации позволяют в автоматизированном режиме, по запросу уполномоченных сотрудников или в соответствии с заданными правилами и расписанием, формировать кадровую документацию, обрабатывать заявления на отпуск и больничные листы, выписывать и отправлять различные справки. То есть любой запрос внутреннего сотрудника организации будет обрабатываться роботом без участия человека и, главное, — безошибочно и на порядки быстрее даже самого трудолюбивого и обученного человека. Теперь, когда эта работа выполняется роботом, бывший специалист службы по кадровому делопроизводству сможет занять роль менеджера по управлению человеческим капиталом и каждый сотрудник организации получит больше внимания, что способствует его лояльности. Сегодня снижение текучки и оттока кадров — это снижение затрат на поиск и адаптацию новых сотрудников, не говоря о повышении репутации организации как работодателя и об общем усилении ее бренда, что необходимо для привлечения лучших кадров с рынка. Одна лишь экономия на привлечении и адаптации новых сотрудников позволит компании масштаба среднего бизнеса ежегодно экономить миллионы рублей. В крупных организациях абсолютный эффект роботизации, естественно, намного выше.

Высвобождение времени сотрудников не обязательно ведет к сокращениям. Тем, кому не интересно выполнять рутинные задачи, технологии роботизации дают шанс переключиться на более творческую работу, повысить удовлетворенность от работы и получить новые горизонты профессионального и карьерного роста. Нужно ли это современной организации? Безусловно, да. Хороший вариант связан с пересмотром зон ответственности специалистов, который позволяет им заниматься новыми видами задач, которые прямо соотносится со стратегией организации и значительно улучшают бизнес-показатели.

Разумеется, список приоритетных задач, на которые целесообразно направить высвобожденное время сотрудников, для каждой компании будет индивидуальным. Как вариант – можно отправить сотрудников на программы переквалификации и предоставить им более релевантную работу. В любом случае, сильно сократится потребность в новых специалистах, поиск которых, в условиях повышенной конкуренции на рынке труда и «демографической ямы», требует все больших ресурсов. Это еще один фактор экономии, связанный с роботизацией.

Замечание о технике
Выше мы говорили, что программный робот способен самостоятельно выполнять множество разных действий: извлекать информацию из разных источников, подвергать ее более или менее сложной обработке, передавать результаты своей работы сотрудникам организации, выполнять определенные действия вообще без участия человека (вносить информацию в учетные системы, запускать те или иные бизнес-процессы или выносить решения по запросам клиентов, резюме соискателя и т. п.). На практике это возможно только при одновременном соблюдении двух условий.

Первое — это наличие широкого ассортимента заготовленных и протестированных программных модулей, отвечающих за отдельные действия, и которые можно комбинировать в разных сочетаниях, как конструктор. При этом широкий набор готовых модулей — может быть вполне достаточен для неподготовленных организаций, впервые приступающих к роботизации. Но более продвинутым заказчикам (любая организация достигает этого состояния по мере накопления опыта!) столь же необходима технология создания своих собственных (кастомных) модулей, отвечающих именно их специфическим задачам. Возможность программной кастомизации позволяет применять роботизацию даже при наличии специфичных для конкретной организации условий, задач и инструментов (например, взаимодействия робота с наукоемкими унаследованными ИТ-решениями или с ПО, разработанном внутри предприятия).

Второе необходимое условие — это наличие визуального редактора алгоритмов, где сами сотрудники, не имеющие навыков программирования, могут создавать, настраивать и корректировать алгоритмы работы программного робота, используя готовые или кастомные модули, о которых говорилось в первом условии.

Мы также упоминали, что работу роботов нетрудно масштабировать — по числу обрабатываемых источников данных, объему выполняемой рутинной работы и по сложности алгоритмов. Но это действительно нетрудно, только если имеются соответствующие ИТ-инструменты, позволяющие администраторам динамически наращивать и сокращать потребление ресурсов, увеличивать число одновременно выполняемых программных роботов и решать другие задачи.

Разумеется, по мере роботизации все большего числа процессов и перехода к роботизированной обработке все больших объемов данных, потребуются инструменты мониторинга и управления исполнением большого числа программных роботов. Например, для выявления различных нештатных ситуаций: недоступность внешних источников информации; неполнота данных, поступивших из средств интеграции с различными внутренними источниками; отсутствие связи с теми или иными подсистемами корпоративной информационной системы, которые используются для проведения сложных расчетов или для фиксации результатов работы робота. Слежение за сотнями и тысячами одновременно работающих программных роботов — это сложная ИТ-задача.

Множество готовых функциональных модулей, визуальный редактор алгоритмов, масштабируемая среда исполнения, обмен данными с системами управления предприятием (ERP и i-ERP) и другим бизнес-ПО и технологическими платформами (например, с платформой сложных экономических вычислений или интеграционной платформой), средства мониторинга — все это необходимые элементы, фундамент успешной роботизации. В совокупности они настолько сложны, что самостоятельная их разработка неизбежно заведет организацию в тупик: программисты будут увлеченно осваивать все большие средства на раздувающийся проект, а рутинные операции по-прежнему будут выполнять люди — со всеми негативными последствиями, о которых мы говорили выше.

Чтобы не попасть в эту ловушку, лучше воспользоваться готовой платформой роботизации процессов, где все инструменты уже реализованы и готовы к использованию. Здесь есть из чего выбрать, однако не все платформы роботизации одинаковы. Делая выбор, нужно обратить внимание на несколько моментов.

Первое. Предоставляет ли платформа тот набор готовых функциональных модулей и средства кастомизации, которые соответствуют потребностям вашей организации (с учетом существующего и планируемого ИТ-ландшафта, применяемых форматов документов, механизмов интеграции, алгоритмов экономических расчетов)? Могут ли недостающие модули быть оперативно изготовлены разработчиком платформы или его партнерами, причем за разумные деньги? Для большинства российских организаций крайне важна интеграция с платформой и корпоративным ПО 1С, поскольку именно оно является основой учетных систем и систем управления предприятием. Санкционные риски и нормативная база импортозамещения ИТ повышают важность платформы 1С и для организаций-заказчиков, отдававших предпочтение западным ИТ-решениям.

Второе. Визуальный редактор должен быть настолько гибок, чтобы можно было описать достаточно сложные алгоритмы — с учетом текущих и перспективных потребностей организации. Кроме того, этот редактор должен быть интуитивно понятен и прост в использовании, чтобы им могли пользоваться сами сотрудники организации, без привлечения программистов.

Главный критерий: после небольшого обучения у рядового сотрудника на создание полностью работоспособного программного робота должно уходить одна-две недели. Недели, а не месяца или полугодия! Несоблюдение этого критерия приведет к тому, что организация просто не будет успевать за происходящими изменениями.

Третье — это достаточная масштабируемость всех компонент и подсистем платформы роботизации. Как в плане производительности, так и в отношении функциональных возможностей. Войдя во вкус роботизации и перекладывая на роботов все больше рутинных операций, организация не должна в какой-то момент столкнуться с тем, что выбранная платформа не справляется с нагрузкой или не позволяет реализовать нужный алгоритм. Если ограничение все же есть, но не является следствием архитектурных ограничений платформы, которые практически неустранимы, эффективный контакт с разработчиками может решить проблему. И здесь российские разработчики имеют явное преимущество.

25072.jpg

Чуда не будет. Или почему роботизация не позволит вам сократить весь бэк-офис?
Уже сегодня потенциал и перспективы роботизации велики. Если тщательно подсчитать прямые и косвенные эффекты роботизации и перевести их на язык времени и денег, будет видно, что она способна сэкономить объем ресурсов, поражающий воображение. Если раньше требовался департамент из 10 человек, то с применением технологии роботизации количество специалистов, как показывают реальные проекты, может быть сокращено минимум вдвое.

Однако не следует рассчитывать на создание успешной организации без людей. Участие человека все так же необходимо для выполнения операций, не являющихся рутинными. Но и в рутинных процессах время от времени возникают новые нюансы и отклонения, решение которых посильно только человеку. Не говоря уже о необходимости отслеживать, контролировать любую деятельность, в том числе роботизированную. В случае неверного действия программный робот не сможет понести ответственность, а исправление возможных последствий ошибки – задача для человека. И осмысливать изменения в законодательной базе все так же будет юрист, а работать с нетривиальными расхождениями во время сверки – бухгалтер.

В настоящее время и в среднесрочной перспективе, когда большинство рутинных процессов выполняется людьми, окупаемость проектов по роботизации может исчисляться месяцами, что, несомненно, «не срок» для устоявшихся предприятий. И это долгосрочный эффект, ведь на роботизацию многочисленных рутинных процессов уйдет немало времени, на протяжении которого эффект роботизации будет только накапливаться и усиливаться. Роботизация процессов — одно из немногочисленных направлений трансформации организаций, обеспечивающих масштабный непосредственный эффект быстро, комплексно и без значительных рисков для организации. Не говоря уже о дополнительных выгодах – повышении лояльности клиентов, контрагентов и сотрудников, сокращении ошибок при выполнении различных процессов и роста потенциала для масштабирования.

Начать роботизацию в своей организации можно уже сегодня, начав с простых процессов, на роботизацию которых потребуется пара недель. Существующие платформы роботизации, такие как UiPath, Automtion Anywhere, Blue Prism и специализированные платформы для 1С, обладают большим количеством преднастроенных шаблонов процессов, что позволит получить результат за несколько недель и, главное, не потребует высокой квалификации сотрудников. Но начинать подобные проекты лучше всего с командой профессионалов, работу которых не придется многократно переделывать. Ведь если работа сделано некачественно – то никакой экономии не будет, и люди все так же должны будут участвовать в рутинных процессах.

Читать в СМИ