ЛокоТех

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОБЪЕДИНЁННОГО ЦЕНТРА ОБСЛУЖИВАНИЯ (ОЦО) И ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ДОКУМЕНТОВ ГК "ЛОКОТЕХ" НА БАЗЕ «1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ»

О ПРОЕКТЕ

ООО "ЛокоТех" управляет активами, обеспечивающими обслуживание, ремонт, модернизацию и передачу в лизинг локомотивов, производство узлов и деталей для предприятий железнодорожного машиностроения.

• В периметр группы управляемых активов входят ООО "ЛокоТех-Сервис", АО "Желдорреммаш", ООО "ЛокоТех-Лизинг", ООО "Торговый дом ЛокоТех", ООО "ЛокоТех-Промсервис" и др.
• Производственную базу составляют 10 локомотиворемонтных заводов и около 100 сервисных депо по всей России.

По итогам 2017 года "ЛокоТех" вошел в наиболее авторитетные рейтинги России (81-е место в рейтинге "200 крупнейших частных компаний России" по версии журнала Forbes, 118-е место в рейтинге "500 крупнейших компаний России" по версии журнала РБК и 122-е место в рейтинге RAEX-600 рейтингового агентства "Эксперт").

ОБЪЕДИНЕННЫЙ ЦЕНТР ОБСЛУЖИВАНИЯ

С целью повышения эффективности финансовых процессов создан Объединённый Центр Обслуживания – ООО «ЛокоТех Эксперт»

ОЦО в составе ГУ ЛокоТех выполняет функции отражения в бухгалтерском учете операций по:

• Управлению человеческими ресурсами
• Закупкам
• Продажам
• Движению ТМЦ
• Движению ВНА и НИОКР
• Финансовой деятельности
• Также занимается формированием и предоставлением бухгалтерской и финансовой отчётности

Организационный объем

• Обслуживание 115 бизнес-единиц
• Около 360 автоматизированных рабочих мест
• Более 110 фронт-офисов
• Более 10 000 контрагентов
• Около 15 000 документов поступает в систему в течение суток
• Порядка 7 500 внешних пользователей системы, передающих документы на проверку в ОЦО

На базе 1С: Документооборот 2.1 КОРП для нужд ОЦО разработана и внедрена система электронного архива

ФУНКЦИОНАЛ СИСТЕМЫ

Функции системы:

• Автоматизация процессов предоставления юридически значимых документов в ОЦО. Минимизация сроков предоставления
• Обеспечение «единого окна» работы с документами, независимо от источника. Единый инструмент проверки корректности и целостности поступающих комплектов документов. Сокращение сроков их обработки
• Унификация учетных и расчетных операций во всех обслуживаемых бизнес-единицах
• Возможность контроля выполнения SLA всеми участниками процесса
• Централизованное структурированное хранение документов
• Прозрачность статистических данных и отчетности о хозяйственных операциях группы компаний

На сегодняшний день осуществлена интеграция с системами

• 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5
• Двумя системами 1С:ERP Управление предприятием 2
• 1С:Управление ремонтным предприятием

Готовится интеграция с системами:

• 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1
• 1С:Бухгалтерия предприятие 3.0

СХЕМА ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

При наличии замечаний к документу обеспечена автоматическая маршрутизация этих замечаний автору системного документа

Посредством функционала Библиотеки Интеграции обеспечена возможность просмотра файлов и документов, работы с задачами и формирования отчётности из интерфейса смежной учетной системы.

ОТЧЁТНОСТЬ

Отчёты, формируемые в учётных системах

• Отражают полноту предоставленной документации в ОЦО в разрезах:
  • Видов документов
  • Учётных периодов
  • Бизнес-единиц
  • Контрагентов
  • Подразделений
  • Ответственных лиц
• Отображают статус проверки документов ОЦО
• Позволяют отследить долю некорректных документов и причины ошибок

Отчёты, формируемые в СЭА

• Отражают информацию об обработке документов сотрудниками ОЦО в разрезе
  • Подразделений
  • Учётных периодов
  • Направлений учёта
  • Обслуживаемых бизнес-единиц
  • Периода обработки
  • Статуса и результатов обработки
• Позволяют отследить долю некорректных документов и причины ошибок
• Позволяют контролировать соблюдение сроков предоставления и обработки документов

ПОЛУЧЕННЫЙ ЭФФЕКТ

• Более 90% документов отражаются в учёте в течение суток с момента поступления
• 115 бизнес-единиц от Калининграда до Приморья подключены к единой системе, что позволяет обеспечить единый стандарт обслуживания
• Централизованная система доступна 24/7, что особенно актуально для разных часовых поясов
• Нагрузка на персонал обслуживаемых ОЦО организаций по предоставлению документов сокращена, что привело к уменьшению сроков их предоставления
• Обеспечен контроль операций на всех стадиях обработки документов