Сергей Идиятов, руководитель отдела системного администрирования в департаменте ИТ-аутсорсинга ALP Group, рассказал журналу "Системный администратор" об особенностях и тонкостях перевода в облако консалтиновых компаний, предоставляющих услуги бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинге. В кейсе есть расчет большинства работ, хоть и не "до копеечки". А, скорее, как иллюстрация того, что потребуется корпоративному заказчику в первую очередь. Уверены, вам будет интересно. А ИТ-специалистам и клиент-менеджерам кейс, наверняка, пригодится в работе.
Сегодня переход в облако не просто желателен или оптимален с точки зрения снижения расходов. Он жизненно необходим средним компаниям, оказывающим своим клиентам аудиторские и консалтинговые услуги «на аутсоринге» (бухгалтерский учет, налоговое и юридическое консультирование). Для этого есть целый ряд причин.
Нужда заказчика в максимально высокой доступности, отказоустойчивости и надежности программных продуктов 1С и конфигураций, разработанных партнерами компании, – и все это за действительно разумные деньги. Плюс, определенные гарантии того, что ключевые бизнес-приложения всегда будет работать быстро и хорошо - вне зависимости от изменений в компании, в ИТ-инфраструктуре, в самих программных продуктах.
Ниже я расскажу, какое техническое решение вместе с т.н. «сервисной обвязкой» мы внедряем у таких клиентов, почему и какие выгоды оно им несет.А также приведу пример одного ИТ-проекта и некоторые цифры из расчета для него – для иллюстрации решения и его результатов.
Характеристика клиента
Компания с международными корнями (командой), офисами в Москве и Санкт-Петербурге. Оказывает полный спектр юридических и бухгалтерских услуг, занимается налоговым консультированием; предоставляет своим клиентам услуги финансового аудита. По итогам 2017 года вошла в топ-20 финансовых консалтинговых компаний России.
1С – наше все: высокая доступность и производительность
Многим консалтинговым компаниям и большинству поставщиков услуг аутсорсинга бизнес-функций действительно нужна высокая доступность ПО экосистемы 1С — ключевого для них самихи для их заказчиков ИТ-сервиса. Типична ситуация, когда такие сервисы должны работать по схеме 24/7/365 (с минимальными простоями на регламентные работы на уровне от нескольких часов до полусуток в год). Ведь большинство работ их специалисты и эксперты ведут именно в этом бизнес-приложении. Кроме того, потребители услуг таких компаний (корпоративные финансисты, бухгалтера, юристы) подключаются к их же ИТ-инфраструктуре и работают с данными прямо там, в бухгалтерских базах 1С. Часто – в одной команде с исполнителями.
Переход таких компаний-аутсорсеров в облако обязателен сегодня еще и потому, что сроки предоставления ими аудиторских и налоговых услуг бизнесу часто очень жесткие, так как напрямую зависят от сроков проверок налоговыми органами или определяют временные параметры услуг заказчика своим клиентам, сокращение которых является одним из важнейших конкурентных преимуществ на этом рынке. Если сроки не соблюдаются, заказчики услуг могут получить внушительные штрафы от проверяющих органов, потерять клиентов и понести тяжелые репутационные издержки.
Поэтому очень часто сотрудники консалтинговых и аутсорсинговых компаний работают и в выходные, и в праздничные дни. И, конечно, удаленный доступ к 1С, электронной почте и другим ключевым ИТ-сервисам нужен им в любое время и из любого места, где есть Интернет.
1С в облаке привлекает их в первую очередь тем, что это «отказоустойчивость по умолчанию». И за разумные деньги, что тоже крайне важно в период рецессии, когда ИТ-бюджеты урезают даже самые преуспевающие компании.
Учитывая эти соображения и имея в клиентской базе целую категорию таких компаний, мы обычно предлагаем им перейти в облако (наше или любое другое), вместо того, чтобы продолжать пользоваться традиционной ИТ-инфраструктурой. Естественно, мы предлагаем сделать это планово, не дожидаясь момента, когда ИТ-инфраструктура начинает «сыпаться».
В таком случае мы делаем два расчета. В первом — стоимость строительства и «проживания» в отказоустойчивой ИТ-инфраструктуре традиционного типа, полностью находящейся у заказчика. Во втором расчете показаны затраты, связанные с переходом в облако.
Все это было бы стандартно, если бы не учет сразу несколько важных моментов, которые, во-первых, повышают до максимума качество обслуживания новой, облачной ИТ-инфраструктуры (в данном случае, для 1С). А во-вторых, позволяют заказчику не просто получить требуемую, высокую доступность и отказоусточивость 1С, но и потратить на нее, в среднем, не более 70% средств, необходимых в случае иных решений.
Сервисная обвязка: страховка для клиентов
Хочу особо подчеркнуть, что вместе со стандартными работами по переходу в облако заказчик, работая с правильно выбранной сервисной компанией, может получить т.н. «сервисную обвязку», которая значительно повышает отказоустойчивость критичных сервисов, переведенных в облако.
В нее входит несколько дополняющих друг друга ИТ-сервисов. Это автоматизированный анализ и оптимизация вычислительных ресурсов в облаке – перед миграцией и после нее. Причем не только в текущем состоянии, но и через год, два и т. д. Здесь зрелой сервисной компании нужно опираться на темпы роста, запланированные самой компанией и учитывать различные аспекты: найм новых сотрудников, открытие новых направлений, повышение спроса на определенные услуги.
Также очень важно отслеживать возможное падение производительности ключевых для заказчика сервисов — в данном случае, связки 1С и СУБД MSSQL. И не только заранее предупреждать таких клиентов о том, что работа определенного приложения может ухудшиться, но и обязательно указывать на причину. Кстати, обнаружить и выявить это падение традиционные системы мониторинга не всегда могут.
Во-первых, потому что процесс отслеживания производительности приложений в IaaS строится на постоянном сборе и анализе плотных потоков объективных данных (учитывается степень утилизации тысяч компонентов, их пропускная способность, очередь запросов, назначенных каждому компоненту, время отклика каждого компонента при выполнении запросов к тому или иному приложению). Но выбрать или создать одну методику, подходящую для анализа производительности каждого приложения заказчиков в IaaS, сервисным компаниям непросто. Во-вторых, потому что процесс должен быть автоматическим или автоматизированным. Исследовать вручную десятки виртуальных машин сразу по 300 разным параметрам невозможно.
Поэтому мы рекомендуем использовать ИТ-решение, которое базируется на комбинации двух подходов к оценке производительности приложений: USE-методологии (The Utilization Saturationand Errors Method), позволяющей оценить нагрузку всех компонентов системы (например, серверов) на соответствие заданным правилам и оперативно выявляющим узкие места в планировании ресурсов. И методологии APDEX, дающей возможность оценить реальную производительность приложений (как бы «глазами пользователей»).
Это решение в виде отдельного инструмента «зашито» в менее традиционные, но уже известные на российском рынке сервисы централизованного мониторинга и контроля над состоянием информационной системы, следящие за ИТ-инфраструктурой и прикладным ПО практически в онлайн-режиме. И реагирующие на малейшее отклонение от заданных значений.
Пример расчета
Особенность №1. Полная стоимость владения ИТ-инфраструктурой за 5 лет
На первом этапе проекта, в стандартном расчете нужно указать, во сколько заказчику обойдется традиционная ИТ-инфраструктура – не только в этом или следующем году, а в ближайшие пять лет. Учесть все детали. Стоимость покупки нового оборудования (например, серверов и сетевого оборудования), которое нужно, чтобы 1С, CRM и другие важные приложения работали также хорошо (3 млн руб.).
Даже если число консультантов удвоится. Стоимость обязательной покупки новых версий операционной системы Windows через три года их использования (1 млн руб.), лицензий на серверное и клиентское ПО – (1 млн руб.), стоимость поддержки серверов (200 тыс. руб.) и цену ИТ-проектов, которые обязательно будут нужны, чтобы качественно произвести переход (к примеру, миграция виртуальных машин, настройка «железа» и ПО: 350 тыс. руб.).
Указать в расчетах все, вплоть до возможных расходов клиента на электричество (у некоторых заказчиков бизнес-центр за него не платит). Указать и то, за что клиенту платить не придется: например, возможность продления SoftwareAssurance (программы поддержки ПО Microsoft, позволяющей пользователям бесплатно получать новые версии программ). В итоге, суммарные затраты на традиционную ИТ-инфраструктуру для таких заказчиков, (с учетом вышеперечисленных и других, не упомянутых тут факторов) составляют 7 млн. руб. в год. Т.е. 35 млн руб. за пять лет (без учета инфляции). А стоимость аренды облачной ИТ-инфраструктуры (вместе с арендой лицензий на ПО в облаке) – 25 млн за 5 лет (тоже без учета инфляции). В век постоянного урезания ИТ-бюджетов, 10 млн – это существенная разница.
Стандартный проект по переводу ИТ-инфраструктуры такого заказчика в облако включает в себя нескольких этапов
Начало – это пилотный запуск (миграция ActiveDirectory, сервисов, отвечающих за ИБ, SugarCRM и части виртуальных машин). На втором, более сложном, этапе в облако мигрирует ПО 1С и информационные базы для него (например, у этого клиента их было более 200). У этого заказчика, переводя базы в облако, предварительно были преобразованы в формат MSSQL первоначально использовавшиеся наборы обычных файлов. С базами MSSQL ПО 1С работает значительно быстрее и стабильнее, растёт скорость расчетов, составления и консолидации отчетов и других функций, требующих интенсивной работы с данными.
Появляется возможность снимать копии критичной информации из 1С каждые 15 минут и восстанавливать их на любой момент времени (на любую секунду). То есть, при восстановлении после любого сбоя данные всегда будут актуальными. А вот файловую базу «бэкапить» каждую секунду технически невозможно.
Заканчивается такой проект, как правило, миграцией файлового сервиса, переводом электронной почты на Microsoft Office 365 (чтобы клиенты не тратили лишние деньги на аренду виртуальных машин под отказоустойчивую почту на Exchange и обслуживание виртуальной инфраструктуры).
А также созданием фермы удаленных рабочих столов и отказоустойчивого доступа в Интернет. Все это позволяет сотрудникам компаний-заказчиков использовать традиционные преимущества облаков — продолжать работу при любом форс-мажоре (не работает серверная, нет света, потоп, пожар, переезд).
Особенность №2. Управление вычислительными ресурсами
В традиционной ИТ-инфраструктуре мощности покупаются с запасом – в среднем, на пять лет. Но и этого запаса может и не хватить. Или, наоборот, можно переплатить (1-2 млн руб.) за то, чем компания потом не будет пользоваться. Если же компания арендует ресурсы (серверы) в облаке, она почти всегда переплачивает – около 50%, хотя и от значительно меньшей суммы. Потому, что тоже берет их с запасом – чтобы не было неприятностей при миграции.
После переноса ИТ-сервисов в облако компания, как правило, не пересчитывает это количество, не корректирует его согласно реальным потребностям. Это приводит, во-первых, к постоянным сбоям в работе ИТ-сервисов, если ресурсов мало. А если много, то к постоянной переплате за ненужные мощности. При этом средним компаниям крайне трудно узнать, сколько ресурсов в действительности нужно сначала для миграции, а потом и для нормальной работы 1С, CRM и остальные приложений — без сбоев и с нужным уровнем доступности.
До недавнего времени инструментов для этого у них просто не было, так как традиционные системы мониторинга, даже правильно настроенные и поддерживаемые, не оповещают ИТ-специалистов об избытке или недостатке облачных ресурсов. Но проанализировать используемый объем и рассчитать оптимальное количество вычислительных ресурсов для таких клиентов все же можно – специализированные инструменты, отвечающие за автоматизированный анализ и непрерывную оптимизацию IaaS-ресурсов, уже существуют и используются – как сервисными компаниями, так и поставщиками облачных мощностей.
Особенность №3. Контроль над производительностью 1С + СУБД
Производительность критичных для таких клиентов бизнес-приложений - в данном случае «связки» 1С:Предприятие и CУБД – тоже крайне нужно отслеживать. Если у приложения возникают проблемы с производительностью, сервисной компании даже не нужно контактировать с сервис-провайдером (в данном случае, с 1С), не нужно гадать, где проблема – в ИТ-инфраструктуре клиента, в облаке или на стороне провайдера. Сервис мониторинга и контроля над состоянием ИТ-инфраструктуры указывает точное место. А это позволяет в 2-3 раза быстрее решить даже сложную ИТ-проблему (например, на стыке 1С и СУБД). Клиенты не ждут часами результатов расследования («Мы выяснили, что проблема на стороне компании 1С, ждите снова»), а сразу получают результат. Если же проблема действительно находится на стороне поставщика 1С, сервисная компания собирает доказательную базу (логи, графики нагрузки) – чтобы показать, что проблема действительно у него и облегчит ему устранение проблемы. И, опять же, значительно сократить время решения.
Выгоды перехода клиента в облако с «сервисной обвязкой»
- Экономия 10 млн руб. за 5 лет. Отсутствие хлопот и затрат, связанных с покупкой оборудования (серверы, коммутаторы и др.) и постоянно растущих из-за изменения курса валют.
- Рост доступности 1С до максимальной (24/7/365) при допустимом простое: 1 ч./мес.
- Всегда актуальные копии важной информации из 1С (бэкап каждые 15 мин., восстановление на каждую секунду). Этот эффект дает переход на MSSQLServer.
- Гибкое управление вычислительными ресурсами в облаке (правильный расчет для миграции, уменьшение/наращивание при необходимости). отсутствие переплаты за лишние ресурсы (на 50%) и недопущение нехватки ресурсов (приводящей к плохой работе 1С, CRM и другого ПО).
- Постоянное отслеживание производительности связки ПО 1С и СУБД MSSQL. Своевременное предупреждение о том, что она начинает падать и пора принять меры – еще до того, как пользователи что-то почувствуют.
